各公司办公室文件的保存

    办公室统一保管所有文件的原稿及其《文件发放、回收记录》，并分类存放在干燥通风，安全的地方；

    各部门文件由本部门资料员保管，办公室不定时检查文件保管情况；

任何人不得在受控文件上乱涂画改，不私自外借，确保文件清晰、易于识别和检索。

文件的作废与销毁

所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”

印章，确保防止作废文件的非预期使用；

    为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

    对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经总经理批准后，由办公室统一销毁或授权相关部门销毁。

文件的借阅、复制

借阅、复制与食品安全管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。