文件材料的形成规律和特点

⑴集团公文及子公司上报总裁办的文件材料由总裁办立卷、归档；集团证照、人事档案和往来文件由集团行政人事部立卷、归档；各部门业务往来文件材料、合同等由各部门自行立卷、归档；子公司文件由子公司相应文档管理部门统一归档。

⑵归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

①归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

②在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开，文件归档应填写《文件归档登记表》以便日后查找。

③卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

④卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

⑤按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写《卷内文件目录》，对文件材料的题名不得随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

⑥声像材料、电子文件应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。