1. 目的:确保品质制度的执行,针对品质记录在使用、保存、维护时制订明确规范,以做为:1.1 内部品质稽核及改善;1.2 客户评核的依据;1.3 品质认证的资料.2. 范围:凡与品质保证活动的各项实验数据、报表皆属之.3. 职责:        各权责部门负责执行,并确保其有效性.4. 定义:        无5. 内容: 5.1 表单管制: 5.1.1 使用表单时,必须按照程序且取用标准,适当的制式表格填写. 5.1.2 填写品质记录时,须照实际状况予以填入,按表单格式与填写规定予以记载. 5.1.3 表单的审核权限,依各表单核准权限签认. 5.1.4 填写记录时,以权责范围内的栏位予以全数填写,不可省略. 5.1.5 品质记录如有相关的附件资料,务必予以合订.5.2 搜集与归档: 5.2.1 经过程序执行表单记录后,主办单位以保存正稿为原则,视需要影印副本给相关单位. 5.2.2 主办单位在归档前需要再次审核全部记录内容,不符合规定部分,立即要求更正. 5.2.3 视实际需要及查阅容易为原则,各种品质记录依类别或月份或顺序(日期先后,厂商别等)予以规划存档. 5.2.4 为便于查阅品质记录,归档作业可视需要予以编码存放,且于档案的封背注记容易指引寻找内容. 5.2.5 档案外必须将档案内容予以明确标示. 5.2.6 如需要利用打孔或经部分处理方可有效的归档文件:  5.2.6.1 视需要在打孔处贴上加强圈,避免翻阅所造成的破损.  5.2.6.2 归档作业过程中,避免文件记录遭到破坏,造成记录内容不完全.5.3 储存与维护: 5.3.1 依附于下页的品质记录保存年限一览表(或表单的注记)保管各种品质记录,若储存器具不胜负荷时,视需要打包装箱存管. 5.3.2 记录用的表单,视需求保存量及纸张大小,选择适当的档案夹或储存工具予以保存,避免挤压等所造成的损坏.  5.3.3 品质记录储存于档案柜内,不得缠绕或不规则堆放. 5.3.4 档案柜内须保持清洁,避免浸湿或虫害,火烧等事情发生,若发生以上事件者,须作必要的修补工作,确保记录的完整性. 5.3.5 单位主管为当然保管负责人,保管人可由主管委派,但组织或保管人异动时,则必须将此项文件资料列入移交事项.5.4 报废:      存管单位依保存期限的规定,审查品质记录,并将过期文件予以清理作废或装箱储存.6. 相关文件:          无  7. 附件:   7.1 品质记录保存年限一览表