填写《文件借阅、复制记录》应做好登记手续

办公室负责汇总各部门所需记录，形成《记录清单》，清单应标明以下内容：记录名称、编号、使用部门、保存期限等，同时附有空白记录表格式。

记录的保管和贮存要求

各部门应指定专人负责本部门各类记录的汇总，便于存取和检查。

记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、鼠害等。

记录的保管期限一般分1年、3年、5年和长期，具体按《记录清单》的规定。

记录的借阅

需借阅记录时，应填写《文件借阅、复制记录》，应做好登记手续并规定归还日期；对于过期未还的资料员应及时追回。

借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。

记录的处理

相关文件

《文件控制程序》

 相关记录

《记录清单》

《文件借阅、复制记录》

《文件销毁申请》

凡超过规定保存期限的记录，由保存部门填写申请注销记录清单，经部门负责人审批后报主管领导批准，指定专人销毁。申请注销记录清单应予保存。