编写质量体系文件

编写质量体系文件的基本要求

  a）符合性----应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求；

  b）可操作性----应符合本企业管理的实际情况。具体的控制要求应以满足企业管理需要为度，而不是越多越严就越好；

  c）协调性----文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。

编写质量体系文件的文字要求：

  a）职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；

  b）结构清晰，文字简明；

  C）格式统一，文风一致。

质量体系中的全部要素、要求规定、标准都纳入文件，形成质量管理文件，是全部文件的一部分。

质量体系文件形成一个文件体系，共4个层次，类似“金字塔”型，其中第一层次是纲领性文件，管理手册；第二层次是涉及各个职能部门的活动，管理程序；第三层次是详细工作文件，具体工作流程及工作标准等；第四层次是表格（表格、报告）。

质量体系文件的作用

  1.文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。

  2.文件是企业管理开展内部培训的依据。

  3.文件是质量审核的依据。

  4.文件使质量改进有章可循。

质量体系文件的层次：分为四层

  第一层：管理手册

  第二层：程序文件如：《办事与沟通程序》

  第三层：作业文件如：《市府办公室用印管理办法 》、《值班室工作制度》、《工作职责》、《办公室关于紧急重大突发事件处理预案》

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