目的

为提供符合标准要求和质量管理体系、食品安全管理体系有效运行的证据，建立和保持记录，并予以控制。

2  适用范围

适用于为证明产品符合标准要求和质量管理体系、食品安全管理体系有效运行的记录。

3  职责

3.1　人事课是记录控制的管理部门，负责管理、监督各部门的记录。

3.2  各部门负责收集、整理、保存本部门建立的记录。

3.3  各部门负责人负责审批本部门编制的记录格式。

4  工作程序

4.1　记录的标识编号

记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

4.2　记录的填写

4.2.1　记录填写要及时、真实、完整、清晰，不得随意涂改、伪造。因某种原因不能填写的项目，应该说明理由，并将该项目用单杠划去；相关栏目负责人签名，不允许空白。

如因笔误或计算失误需修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.3　记录的贮存、保护

4.3.1　各部门必须对所有记录分类，存放于通风、干燥、安全的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰。贮存环境适宜，防止丢失或损坏，应防盗、防火、防腐蚀、防虫蛀、防潮。

4.3.2　行政部编制《记录汇编》，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门、填写要求等内容。各部门编制本部门使用的《记录清单》，并汇总本部门的记录原始样本。

4.3.3　记录应便于检索。

4.4　记录的发放、借阅与复制

4.4.1　各部门向行政部领用所需记录表格。

4.4.2　需借阅或复制记录时要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制登记表》，登记备案。

4.5  记录的保存期限

除特别注明保存期限的记录之外，记录的保存期限为三年，特殊情况另行处理。

4.6  记录的销毁处理

记录如超过保存期限或由于其它特殊原因需要销毁时，由各相应部门填写《文件销毁申请》，交管理者代表审批，由授权人执行销毁。

4.7  记录的检查

人事课每季度对各部门的记录实施检查，并填写《记录检查表》。

4.8  记录格式

4.8.1　记录格式由相关部门负责编制，相应部门负责人审批，行政部备案。

4.8.2　各相关部门可根据工作需要提出记录格式的更改设计，执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定。

5  相关文件

5.1  《文件控制程序》        　　 　　         QY—FP—01

6  记录

6.1  《记录清单》                           QY—JL—009

6.2  《文件借阅、复制登记表》               QY—JL—005

6.3  《文件销毁申请》                       QY—JL—008

6.4  《记录检查表》                         QY—JL—0

  公司地址：深圳市福田区深南中路玉田大厦7G                 

  电话：13807143488
  坐机：0755-83659689                  ISO认证加盟,管理咨询加盟,体系认证加盟 WWW.hr9000.com/jiameng