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1  目的

对采购过程及供方进行控制,确保采购物资及服务供方符合规定要求。

2  适用范围

适用于对生产和服务过程中所需的物资采购及服务供方选择的控制。

3  职责

3.1  行政部负责组织招标采购项目,负责采购办公设备及其耗材、劳保、福利和办公用品,负责对服务供方的控制。

3.2  采购部负责采购食品原料。

3.3  品管部负责采购销售系统的设备、配件及其耗材。

3.4  机电单位负责采购炊事设备及其配件、维修材料和炊事耗材。

3.5 采购部应严格对供方进行选择、评价,编制《合格供方名录》,并对供方的业绩定期进行评价,建立供方档案;确定采购物资分类;制定采购计划。

3.6 使用部门提出物资需求计划,采购员依据《采购管理制度》及《计划汇总表》采购物资,保管员负责验收购进的物资。

3.7 重要物资和一般物资《采购计划单》的审批实行由各级负责人按职责分级审批的办法。

4 工作程序

4.1 采购物资分类

根据其对后续产品实现的过程及其输出的影响,将采购物资分为两类:

a﹚重要物资:构成最终产品的主要部分或关键部分、直接影响最终产品使用或安全程度、可能导致顾客严重投诉的原料类物资,以及单批(件)价值超过1万元的原料类物资和固定资产类物资。如:米、面、肉、油、盐、计算机、大中型机械设备等;

b﹚一般物资:构成最终产品的非关键部分、对产品实现过程起辅助作用的物资。这类物资一般不影响最终产品的质量,或即使略有影响,但可采取措施予以纠正。如:炊事耗材、日常办公用品、一次性餐盒等。

4.2  对物资供方的选择和评价

4.2.1  供方应具备的条件:

a﹚具备合法营业资质;

b﹚具有良好的供应业绩和信誉;

c﹚价格合理;

d﹚服务良好。

4.2.2  采购人员根据采购物资标准和服务需要,通过审核供方资质及比较物资的质量、价格、服务等方式,选择合格的供方,填写《供方评价表》。对重要物资,可同时选择多个合格供方。采购人员负责建立并保存《合格供方名录》。

4.2.3  对长期合作的重要物资的供方,应提供充分的书面证明材料,以证实其供货质量保证能力,应当包括以下内容:

a﹚供方的营业执照、生产许可证、卫生许可证、财务状况等资质证明;

b﹚供方质量管理体系认证情况;

c﹚本组织对供方其他顾客的满意程度的调查;

d﹚供方产品的质量、价格、交货能力、以往业绩、服务和支持能力等情况。

4.2.4  对初次供应重要物资的供方,除提供充分的书面证明材料外,还需经样品测试或小批量试用,测试合格方可列入《合格供方名录》。

4.2.5  对于采购的物资,保管人员在收货时对其进行验证,其收货验证记录即为对供方的评价。

4.2.6  对出现严重不合格的物资供方,应取消其合格供方资格,并作记录。

4.3  对服务供方的选择和评价

4.3.1  合格服务供方应具备的条件:

a﹚具备合法营业资质;

b﹚具有提供相应服务项目的丰富经验和优良业绩;

c﹚提供的服务能满足本公司管理体系的要求。

4.3.2  对服务供方的选择和评价相应参照4.2 的有关条款。

4.4  对合格供方的年度复评

4.4.1  每年对物资合格供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评价表》。

出现下列情况之一的供方,应取消其供方资格:发生一次严重不合格;发生三次以上一般不合格;食堂对供方投诉超过3次。如因特殊需要而保留其供方资格,应报公司分管采购副经理批准,如再次发生不合格,立即取消其供方资格。

食堂对供方投诉在3次以内或一般不合格少于3次的,采购部通知该供方,并加强对其供应物资的收货验证。

4.4.2  对服务供方的控制

行政部每年按照《保安协议书》、《学生食堂保安员的岗位职责》规定要求,对食堂保安服务的供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评价表》,对不能认真履行《学生食堂保安员的岗位职责》的保安员,通知保安公司,更换保安员。

4.5  采购

4.5.1  采购计划

a﹚采购非食品原料类重要物资或初次采购食品原料类重要物资,使用部门填写《采购计划单》,经公司总经理批准,由采购人员实施;

b﹚采购食品原料类重要物资或初次采购一般物资,使用部门填写《采购计划单》,经公司分管副经理批准,由采购人员实施。

c﹚采购一般物资时,使用部门填写《采购计划单》,经部门负责人批准,由采购人员实施。

4.5.2  采购的实施

a﹚采购人员根据《采购计划单》,按照采购物资标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购;

b﹚招标、大额或重要物资采购时,应签订采购合同,明确品名、规格、数量、价格、质量要求、标准水平、验收条件、违约责任及供货期限等内容;

c﹚采购人员根据需要将相关的标准、要求作为合同的附件提供给供方。

4.6  采购信息

4.6.1  采购文件

可包括下列采购信息:

a﹚对物资的质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);

b﹚对物资的验收要求;

c﹚其它要求,如价格、数量、交付方式等。

4.6.2  适用时还应包括:

a﹚对供方的产品、过程、设备、人员提供有关批准或资格鉴定的要求,如对供方产品的安全认证要求,对加工过程、设备、人员及服务要求等;

b﹚适用的管理体系要求。

4.7  采购物资的验证

4.7.1  库房保管员根据《采购计划单》核对品名、规格型号、数量、质量标准,合格则办理验收入库,不合格则进行退货处理。

4.7.2  验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式,在不同的检验规程中规定相应的验证方式。

4.7.3  相关部门的验证不能免除本公司提供产品的责任,也不能排除其后相关部门拒收的可能。

4.7.4  对服务供方在服务中出现的不合格,行政部应通知其限期整改,并对其纠正结果进行跟踪验证。

5  相关文件

5.1  《不合格品控制程序》                      QY—FP—07

6  记录

6.1  《计划汇总表》                         QY—JL—0

6.2  《供方评价表》                         QY—JL—0

6.3  《合格供方名录》                       QY—JL—0

6.4  《供方业绩评价表》                     QY—JL—0

6.5  《采购计划单》                         QY—JL—0

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电话:13807143488
坐机:0755-83659689

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[来源:hrc] [作者:YYR] [日期:11-09-02] [热度:]
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