1 目的
对采购过程及供方进行控制,确保采购物资及服务供方符合规定要求。
2 适用范围
适用于对生产和服务过程中所需的物资采购及服务供方选择的控制。
3 职责
3.1 行政部负责组织招标采购项目,负责采购办公设备及其耗材、劳保、福利和办公用品,负责对服务供方的控制。
3.2 采购部负责采购食品原料。
3.3 品管部负责采购销售系统的设备、配件及其耗材。
3.4 机电单位负责采购炊事设备及其配件、维修材料和炊事耗材。
3.5 采购部应严格对供方进行选择、评价,编制《合格供方名录》,并对供方的业绩定期进行评价,建立供方档案;确定采购物资分类;制定采购计划。
3.6 使用部门提出物资需求计划,采购员依据《采购管理制度》及《计划汇总表》采购物资,保管员负责验收购进的物资。
3.7 重要物资和一般物资《采购计划单》的审批实行由各级负责人按职责分级审批的办法。
4 工作程序
4.1 采购物资分类
根据其对后续产品实现的过程及其输出的影响,将采购物资分为两类:
a﹚重要物资:构成最终产品的主要部分或关键部分、直接影响最终产品使用或安全程度、可能导致顾客严重投诉的原料类物资,以及单批(件)价值超过1万元的原料类物资和固定资产类物资。如:米、面、肉、油、盐、计算机、大中型机械设备等;
b﹚一般物资:构成最终产品的非关键部分、对产品实现过程起辅助作用的物资。这类物资一般不影响最终产品的质量,或即使略有影响,但可采取措施予以纠正。如:炊事耗材、日常办公用品、一次性餐盒等。
4.2 对物资供方的选择和评价
a﹚具备合法营业资质;
b﹚具有良好的供应业绩和信誉;
c﹚价格合理;
d﹚服务良好。
a﹚供方的营业执照、生产许可证、卫生许可证、财务状况等资质证明;
b﹚供方质量管理体系认证情况;
c﹚本组织对供方其他顾客的满意程度的调查;
d﹚供方产品的质量、价格、交货能力、以往业绩、服务和支持能力等情况。
4.3 对服务供方的选择和评价
a﹚具备合法营业资质;
b﹚具有提供相应服务项目的丰富经验和优良业绩;
c﹚提供的服务能满足本公司管理体系的要求。
4.4 对合格供方的年度复评
出现下列情况之一的供方,应取消其供方资格:发生一次严重不合格;发生三次以上一般不合格;食堂对供方投诉超过3次。如因特殊需要而保留其供方资格,应报公司分管采购副经理批准,如再次发生不合格,立即取消其供方资格。
食堂对供方投诉在3次以内或一般不合格少于3次的,采购部通知该供方,并加强对其供应物资的收货验证。
行政部每年按照《保安协议书》、《学生食堂保安员的岗位职责》规定要求,对食堂保安服务的供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评价表》,对不能认真履行《学生食堂保安员的岗位职责》的保安员,通知保安公司,更换保安员。
4.5 采购
a﹚采购非食品原料类重要物资或初次采购食品原料类重要物资,使用部门填写《采购计划单》,经公司总经理批准,由采购人员实施;
b﹚采购食品原料类重要物资或初次采购一般物资,使用部门填写《采购计划单》,经公司分管副经理批准,由采购人员实施。
c﹚采购一般物资时,使用部门填写《采购计划单》,经部门负责人批准,由采购人员实施。
a﹚采购人员根据《采购计划单》,按照采购物资标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购;
b﹚招标、大额或重要物资采购时,应签订采购合同,明确品名、规格、数量、价格、质量要求、标准水平、验收条件、违约责任及供货期限等内容;
c﹚采购人员根据需要将相关的标准、要求作为合同的附件提供给供方。
4.6 采购信息
可包括下列采购信息:
a﹚对物资的质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);
b﹚对物资的验收要求;
c﹚其它要求,如价格、数量、交付方式等。
a﹚对供方的产品、过程、设备、人员提供有关批准或资格鉴定的要求,如对供方产品的安全认证要求,对加工过程、设备、人员及服务要求等;
b﹚适用的管理体系要求。
4.7 采购物资的验证
5 相关文件
5.1 《不合格品控制程序》 QY—FP—07
6 记录
6.1 《计划汇总表》 QY—JL—0
6.2 《供方评价表》 QY—JL—0
6.3 《合格供方名录》 QY—JL—0
6.4 《供方业绩评价表》 QY—JL—0
6.5 《采购计划单》 QY—JL—0
电话:13807143488
坐机:0755-83659689